4 consejos para Digital Project Managers

Project Manager, CMO, eCommerce Manager o director/a de proyecto… Lo llames como lo llames, si estás al frente de un negocio digital habrás podido comprobar de primera mano que no hay dos proyectos iguales. Da igual la experiencia que tengas ya que no hay soluciones estandarizadas para cada situación que tengas que afrontar. Dicho de otro modo, la experiencia sin capacidad de adaptación no vale de nada en este tipo de posición. Desde mi humilde experiencia, me permito la licencia de compartir la metodología de trabajo que como Project Manager he aprendido a adoptar en los últimos años con los negocios digitales en los que he trabajado. A continuación resumo los 4 consejos para Digital Project Managers que, espero, te puedan ser de gran utilidad.

• La importancia de una buena relación.

Si te digo que la mayor parte del tiempo de un Project Manager se dedica a la comunicación, seguramente no te esté descubriendo nada nuevo. Más allá de la comunicación, tejer relaciones de confianza con todas las personas y equipos implicados en el proyecto será fundamental para abordarlo con éxito. En este sentido, la habilidad para comprender desde la empatía supone la consolidación de los cimientos tanto de la relación como del proyecto en sí mismo. En definitiva, no hay éxito posible sin confianza ni reciprocidad.

Pese a trabajar estos proyectos desde las métricas más diversas, cabe no olvidar nunca que trabajamos con personas. Todos y cada uno de nosotros tenemos la necesidad de ser escuchados y entendidos. En resumen: haz de la escucha activa tu mejor aliado para afianzar este tipo de relaciones. De este modo todo fluirá con mayor facilidad.

En toda relación habrá puntos de conexión y puntos de bloqueo, por lo que identificarlos a tiempo supondrá una gran ventaja. Anticiparse te permitirá apoyarte en esas conexiones y anticiparte a cualquier bloqueo que pueda existir. ¿Cuántos proyectos se ven paralizados por una comunicación ineficiente? ¿Cuántas reuniones has finalizado sin que la otra parte comprenda lo que has querido transmitir?

Un claro ejemplo de ‘bloqueo’ es pensar que la otra persona parte de nuestros mismos conocimientos técnicos. Suele también ocurrir que medimos los grados de implicación de cada parte según el tiempo dedicado al proyecto sin conocer la carga de trabajo real que tiene nuestro interlocutor. Es más, puede que se comprenda la labor técnica sin comprender realmente todas sus implicaciones. De uno u otro modo, como Project Manager deberás identificar estos puntos para modular las necesidades del equipo.

En definitiva, el rol del Project Manager viene a resumirse en un «facilitador de decisiones» que hagan más ágil el día a día de todas las partes implicadas en el proyectos: inversores, fundadores, responsables de área, equipos de desarrollo, etcétera. Si te gusta ser ese «pegamento» que coordina a la perfección todos los engranajes del equipo, ¡bienvenido/a!

• El proceso comunicativo como columna vertebral.

Derivado del primer punto, establecer un canal de comunicación adecuado en cada proyecto ayudará a que la información fluya de manera ágil y natural. En este punto, ten en cuenta que cada canal de comunicación tiene su finalidad y cada proyecto debe contar con todos aquellos que sean tan necesarios como indispensables. A continuación encontrarás una relación de los más destacados para tu día a día:

• Correo electrónico. Debe de ser el canal donde centralizar toda la comunicación «oficial». Aquí quedará constancia de cualquier decisión, resumen de reunión, documentación, propuesta o entregable del proyecto.
• Chats. Existen opciones como Slack o los propios de Microsoft (Teams) y Google (Chat, antiguo Hangouts). Este tipo de canal es muy útil para agilizar procesos como la resolución de dudas o el contraste de cierta información. Pese a todo, jamás sustituirá al correo electrónico como canal oficial donde dejar constancia cualquier decisión.
• Videollamadas. Son la vía más socorrida para abordar sesiones de un proyecto, tanto interna como externamente. Es un formato adecuado para briefings internos, hacer un reporting específico o hacer un seguimiento periódico del proyecto. Lo ideal es que su duración sea óptima, no siendo recomendable exceder de una hora. Procura establecer horas de inicio y fin además de un índice de contenidos previo que agilice su dinámica.
• Reuniones presenciales. Pese a lo cotidiano y cómodo de las videollamadas, resulta de lo más sano para afianzar la relación el establecimiento periódico de reuniones presenciales. Aquí tienen cabida los planes anuales, los reporting trimestrales o cualquier propuesta estratégica de calado.
• Teléfono. Nada como un buen correo electrónico acompañado de una llamada y viceversa. Para dar salida a cuestiones rápidas entre reuniones o videollamadas, suele ser la combinación idónea.
• WhatsApp y otros canales. Este canal no está entre mis favoritos ya que cualquiera de los anteriores nos permitirá abordar con suficiente agilidad cualquier cuestión. Si decides utilizarlo, hazlo con cautela y estableciendo siempre un criterio de uso. Dicho de otro modo: que WhatsApp no se convierta en el canal donde abordar cualquier cuestión sin límite de horario.

• Seguimiento y reporting del proyecto.

A la importancia de una buena comunicación se suma también un control efectivo del proyecto. Es más, ambas cuestiones suelen ir muy de la mano. Saber qué pasa casi en tiempo real te ayudará a evaluar cualquier situación, disponer de los recursos necesarios para su resolución y actuar con la agilidad necesaria en caso de desviaciones respecto a los objetivos planteados. Para este ámbito lo habitual es hacerse con un buen reporting y articular sesiones de seguimiento con el equipo.

Nada vale más que un dashboard completo donde en un primer vistazo puedas intuir el estado del proyecto. Este reporting deberá mostrar visualmente todas aquellas métricas de control que ofrezcan la información necesaria para saber qué ocurre en cada momento. Ahora bien, un reporting operativo no significa que deba contener un sinfín de datos, sino que debe de combinar los mínimos datos necesarios que nos ayuden a profundizar en aquellos aspectos donde se detecten anomalías.

En mi caso suelo configurar un informe Looker Studio con todas las fuentes de datos necesarias para evaluar el proyecto, a lo que sumo LightHouseFeed para el control de catálogo en cada canal, la analítica de márgenes y beneficios o la matriz RFM para segmentar la base de datos de clientes. No obstante, tampoco dejes de lado paneles como Google Analytics, Google Ads, Google Search Console, Meta Business Manager, Connectif o cualquier plataforma cuyo modelo de atribución pueda ayudarte a extraer conclusiones.

Además de este dashboard, una metodología de trabajo ágil con el equipo será la combinación perfecta con ese cuadro de mandos. De nada serviría detectar cualquier problemática en tiempo real si la comunicación con el equipo o la metodología de trabajo falla por un tiempo de respuesta inadecuado. Aquí te vendrán a la cabeza AGILE o SCRUM como metodologías de trabajo, ya que se adaptan mejor a las particularidades de cada proyecto según la necesidad en cada momento. Mi recomendación es combinar vías de comunicación con la periodicidad que se precise, cual alquimista en cada proyecto.

En resumen, como Project Manager deberás articular toda la información necesaria para tomar decisiones estratégicas. Una vez dado este paso, deberás comunicar interna y externamente las acciones a desarrollar. ¡No te olvides de establecer fechas límite y designar responsables en cada tarea! El último paso será evaluar el seguimiento de dichas acciones para determinar en qué grado se consiguen los objetivos planteados.

• Hablemos de herramientas para gestión de proyectos.

Actualmente existen infinidad de herramientas en el mercado para la gestión de proyectos: Trello, Asana, Jira, Confluence, Zoho, Hubspot y un largo etcétera. Aunque siempre conviene hacerse con las que mejor se adapten a las necesidades del proyecto que tengas entre manos, comparto algunas recomendaciones que pueden ayudarte. Elijas las que elijas, la filosofía con las que sean utilizadas es lo que más relevancia tendrá al fin y al cabo.

Lo primero es organizar el trabajo según la prioridad. Urgente e importante no suelen ser la misma cosa. Otro reto será la gestión de tareas que surgen en el transcurso del proyecto más allá de las planificadas para un periodo concreto. Solamente una buena priorización de tareas te ayudará a cumplir los objetivos en el tiempo determinado para ello.

Al hilo de esta cuestión, especifica tiempos concretos para cada tarea de manera que el equipo pueda también digerir la carga de trabajo y cumplir las fechas de entrega estipuladas. Además, asigna siempre un responsable para cada tarea de modo que cualquier componente del equipo sepa en qué punto se encuentra el proyecto, en manos de quién está y la fecha límite de la tarea en curso. A tal efecto será también necesario detallar el estado de cada tarea (pendiente, en curso, en revisión, finalizada, etcétera) para garantizar un flujo de información adecuado. Por último, algunas de las herramientas más recomendable que puedes utilizar en cada proyecto:

• Trello. Quizá sea la herramienta más extendida por su sencillez de uso. Sus espacios de trabajo, tableros y etiquetas facilitan enormemente la gestión de tareas de equipo. No obstante, su versión gratuita cuenta con ciertas limitaciones en espacios y otras funcionalidades.
• Jira. Es la herramienta cuya apariencia más se asemeja a lo que entendemos por gestión de proyectos. Incluye flujos de trabajo dentro de un equipo para agilizar todos los procesos del proyecto.
• Confluence. Ideal para centralizar toda la documentación de un proyecto, siendo además muy visual. Integra otras herramientas como Trello o Jira, todas ellas de Atlassian.
• Teamwork. Perfecta para trabajar en equipo y visualizar proyectos en varios formatos. Se caracteriza por tus calendarios y diagramas de Gantt. Además se integra con herramientas como Google Drive, Dropbox y similares.

Como soporte adicional a estas herramientas también tendrás las necesarias para videollamadas, gestión de documentos, etcétera. A continuación comparto también algunas de las que suelo utilizar con mayor frecuencia:

• Google Calendar. Una de las herramientas básicas para organizar tus calendarios, pudiendo además códigos de color para cada tipo de evento.
• Google Meet. La familia de Google ofrece un sinfín de herramientas integradas, siendo esta la encargada de dar soporte a las videollamadas. Aunque utilices alternativas como Zoom o Teams, si trabajas en el entorno de Google WorkSpace será la opción más cómoda.
• Google Drive. El almacenamiento de Google permite articular todo un ecosistema de documentos compartidos para trabajar de manera colaborativa. No obstante, tiene alternativas similares como puede ser Dropbox.
• Clockify. Te servirá para monitorizar cuánto tiempo se dedica a cada tarea dentro de un mismo proyecto. El control efectivo de los tiempos ayuda siempre a comprender fugas de tiempo para así ajustar las tarifas de cada servicio. A todo ello se une la posibilidad de examinar el desempeño del equipo en su conjunto.
• Slack. Otra de las herramientas disponibles para la comunicación de equipos tanto a nivel interno como externo. Sus espacios de trabajo permiten crear grupos temáticos e integrar otras herramientas como Google Drive.

Estos 4 consejos para un Digital Project Manager no garantizan automáticamente el éxito de un proyecto, pero al menos espero que sean de ayuda para conseguirlo de un modo más llevadero. ¿Necesitas profundizar en alguno de los aspectos compartidos? ¿Conoces alguna herramienta de utilidad? ¿Tienes alguna situación que compartir? ¡No lo dudes! Hazme llegar cualquier inquietud y compartimos nuestras experiencias.

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